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L’Ufficio Protocollo riceve e registra la documentazione che perviene al Comune tramite servizio postale, via fax e via e-mail e la smista, consegnandola alle varie Ripartizioni ed Uffici Comunali.
La corrispondenza dall’esterno verso il comune può essere consegnata anche a mano all’Ufficio Protocollo negli orari di apertura e di norma viene recapitata all’ufficio destinatario entro il giorno lavorativo successivo.
In entrambe le ipotesi viene garantita la registrazione in giornata degli atti giunti in orario di apertura dell'ufficio protocollo mentre quelli consegnati al di fuori di questo verranno comunque protocollati il giorno lavorativo successivo.
L’Ufficio può attestare il ricevimento di un documento apponendo su una copia del documento stesso, fornita dall’utente, un timbro con la data di arrivo.
L’Ufficio provvede alla protocollazione della corrispondenza in uscita da tutti gli Uffici e alla sua predisposizione e spedizione, tramite il sistema SMA.